INISIASI 1

PELAYANAN BAHAN PUSTAKA

DASAR-DASAR LAYANAN PERPUSTAKAAN

Kegiatan perpustakaan merupakan kegiatan layanan atau jasa, yang dapat dikelompokkan ke dalam 2 (dua) kelompok layanan, yaitu layanan teknis dan layanan pemakai. Yang dimaksud dengan layanan teknis, adalah kegiatan back office perpustakaan, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan persiapan penyajian bahan pustaka pada pemakai, seperti kegiatan pengadaan dan pengolahan bahan pustaka.

Hakikat Layanan Perpustak
Hakikat layanan perpustakaan adalah pemberian layanan informasi kepada pemakai perpustakaan yang berkaitan dengan:
1. penyediaan segala bentuk bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai, baik untuk digunakan di perpustakaan atau di luar perpustakaan;
2. penyediaan berbagai sarana penelusuran informasi yang dapat merujuk pada keberadaan bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai, baik yang dimiliki perpustakaan atau di luar perpustakaan.

Tujuan Layanan Perpustakaan
Berpijak pada hakikat layanan perpustakaan di atas, dengan berorientasi kepada pemakai maka layanan perpustakaan diselenggarakan bertujuan untuk membantu memenuhi kebutuhan informasi pemakai secara tepat dan akurat, yaitu melalui penyediaan bahan pustaka dan penyediaan sarana penelusurannya.

Fungsi Layanan Perpustakaan
Secara umum dapat dikatakan bahwa fungsi kegiatan layanan perpustakaan adalah sebagai jembatan antara bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dengan pemakai yang membutuhkannya guna mengoptimalisasikan pemanfaatan bahan pustaka/ sumber informasi yang ada. Masing-masing jenis perpustakaan memiliki tujuan penyelenggaraan yang berbeda, demikian pula fungsi layanan perpustakaan. Karena fungsi perpustakaan mendukung tujuan yang telah ditetapkan oleh masing-masing perpustakaan. Beberapa fungsi dari penyelenggaraan layanan perpustakaan, antara lain sebagai berikut:
1. Fungsi rekreasi
2. Fungsi informasi dan penelitian
3. Fungsi pendidikan
4. Fungsi kebudayaan
5. Fungsi deposit dan pelestarian.


Jenis-jenis Layanan Pemakai
Jjenis-jenis layanan pemakai perpustakaan, antara lain sebagai berikut:
a. Layanan Ruang Baca
b. Layanan Sirkulasi Bahan Pustaka
c. Layanan Referens
d. Layanan Akses Internet
e. Layanan Koleksi Audio Visual
f. Layanan Fotokopi
g. Layanan Penelusuran Literatur
h. Layanan Pendidikan Pemakai
i. Layanan Informasi Kilat (Current Awareness Services)
j. Layanan Penyebaran Informasi Terseleksi (Selected Dissemination of Information)
k. Layanan Pembuatan Paket Informasi
l. Layanan peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan services)
m. Layanan penerjemahan
n. Layanan kelompok pembaca khusus (anak, remaja, manula)
o. Layanan perpustakaan keliling
dan lain-lain.

Sistem Layanan Perpustakaan
Ada 2 (dua) macam sistem layanan yang biasa digunakan di perpustakaan, yaitu sistem sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Pengelompokkan ini didasarkan pada kebebasan yang diberikan perpustakaan kepada pemakai dalam menemukan bahan pustaka yang ada di perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemakai.

Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menerapkan sistem layanan terbuka atau sistem layanan tertutup, yaitu antara lain:
a. Pertimbangan mengenai keselamatan koleksi;
b. Pertimbangan jenis koleksi dan sifat rentan koleksi. Untuk koleksi audio visual, mikro dan koleksi khusus biasanya diterapkan sistem layanan tertutup;
c. Perbandingan antara jumlah staf, jumlah koleksi, dan jumlah pemakai;
d. Luas gedung perpustakaan;
e. Perbandingan antara jam layanan dan jumlah staf perpustakaan.

Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang membatasi pemakai untuk melakukan browsing ke jajaran koleksi atau rak penyimpanan bahan pustaka. Dalam sistem ini petugas selalu membantu pemakai dalam mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan. Sedangkan dalam sistem layanan terbuka, pemakai diberi kebebasan untuk langsung melakukan browsing sendiri ke jajaran koleksi.

Kelebihan dari sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut:
a. jajaran koleksi akan lebih terjaga kerapihannya.
b. kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan bahan pustaka lebih kecil.
c. ruangan yang dibutuhkan untuk jajaran koleksi tidak terlalu luas.
d. Sangat sesuai untuk koleksi yang rentan terhadap kerusakan atau bersifat khusus.

Sedangkan kelemahan dari sistem layanan tertutup, antara lain sebagai berikut:
a. pemakai hanya dapat membayangkan fisik dan isi bahan pustaka sesuai dengan keterangan yang tercantum pada katalog;
b. pemakai agak sulit untuk mencari alternatif lain bila dokumen yang diperlukan ternyata tidak sesuai dengan yang dibutuhkan;
c. diperlukan petugas layanan lebih banyak.
d. bila petugas terbatas, sedangkan permintaan cukup banyak maka waktu yang diperlukan pemakai untuk menunggu jadi lebih lama.

Kelebihan dari sistem layanan terbuka, antara lain yaitu:
a. pemakai bebas memilih bahan pustaka yang dibutuhkan langsung pada jajaran koleksi.
b. pemakai dapat menemukan koleksi lain yang sesuai atau menarik minat langsung pada jajaran koleksi sehingga dapat meningkatkan minat baca pemakai.
c. pemakai dapat langsung mencari alternatif lain dengan subjek yang sama pada jajaran koleksi secara cepat.
e. tidak memerlukan petugas yang banyak untuk melayani pengambilan koleksi.

Sedangkan kelemahan dari sistem layanan terbuka, antara lain sebagai berikut:
a. susunan jajaran koleksi menjadi sulit teratur;
b. Kemungkinan bahan pustaka hilang lebih tinggi.
c. Terjadi kerusakan koleksi.

Peraturan dan Tata Tertib Perpustakaan
Untuk menunjang kelancaran dan keteraturan pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan perlu diterapkan peraturan dan tata tertib yang wajib dipatuhi oleh seluruh pemakai perpustakaan dan dijadikan pegangan bagi petugas bagian pelayanan. Peraturan dan tata tertib penggunaan perpustakaan ditetapkan oleh pimpinan perpustakaan yang bersangkutan, dan dikomunikasikan sedemikian rupa sehingga dapat diketahui oleh pemakai dan petugas perpustakaan. Peraturan dan tata tertib tersebut harus dibuat secara singkat, jelas dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh semua pemakai perpustakaan.
Beberapa masalah yang harus dicakup dalam peraturan dan tata tertib tersebut, antara lain:
1. Etika di perpustakaan
2. Keanggotaan perpustakaan
3. Bahan pustaka yang tersedia dan bahan pustaka yang dapat dipinjamkan.
4. Sistem penyelenggaraan perpustakaan, meliputi: peraturan peminjaman, dan peraturan penggunaan fasilitas.
5. Waktu pelayanan dan jam buka perpustakaan.
6. Sanksi dan hukuman bila melanggar peraturan.

Peraturan dan tata tertib yang telah dibuat harus dumumkan agar dapat diketahui oleh seluruh pemakai perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara menempelkan pengumuman mengenai peraturan dan tata tertib tersebut pada papan pengumuman, membagikan lembar pengumuman kepada setiap pemakai yang mendaftar sebagai anggota perpustakaan baru.

Di bagian pelayanan, pengumuman ini dapat ditempel permanen di papan pengumuman dekat pintu masuk ruang pelayanan agar dapat segera diketahui oleh setiap pemakai yang memasuki ruang perpustakaan. Khusus untuk peraturan mengenai pemanfaatan fasilitas atau koleksi khusus maka pengumuman sebaiknya diletakkan dekat pintu masuk ruang layanan tersebut, misalnya peraturan dan atau prosedur layanan koleksi Audio Visual harus diletakkan di dekat pintu masuk Ruang Baca Audio Visual.

Adapun larangan-larangan yang dapat diterapkan antara lain:
1. Merokok, makan dan minum di ruang perpustakaan;
2. Membuat gaduh, berbicara keras, bersenda gurau sehingga mengganggu ketenangan pemakai perpustakaan lainnya.
3. Merusak dan atau mencorat-coret bahan pustaka dan fasilitas perpustakaan.
4. Meletakkan buku sembarangan langsung ke jajaran koleksi.
5. Membawa bahan pustaka ke luar perpustakaan tanpa melalui proses peminjaman.
6. membuang sampah sembarangan.
7. terlambat mengembalikan bahan pustaka yang dipinjam.

Pemakai perpustakaan yang melanggar aturan dan larangan tersebut harus diberi sanksi atau hukuman yang jelas yang bersifat mendidik, misalnya:
- anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan pinjaman buku dapat dikenakan denda per hari Rp. 500,-
- pemakai yang merusak bahan pustaka atau fasilitas perpustakaan harus dapat memperbaikinya atau mengganti dengan yang baru.
- Anggota perpustakaan yang menghilangkan bahan pustaka yang dipinjamnya harus mengganti bahan pustaka tersebut dengan judul yang sama atau hampir sama
- Pemakai perpustakaan yang kedapatan membawa bahan pustaka ke luar perpustakaan tanpa melalui proses administratif dapat dicabut haknya sebagai anggota atau masuk dalam daftar hitam (black list) sehingga tidak dapat menggunakan fasilitas perpustakaan lagi di kemudian hari.

INISIASI 2

PELAYANAN BAHAN PUSTAKA

Pengertian dan Tujuan Layanan Sirkulasi

Layanan sirkulasi disediakan untuk mengantisipasi pemakai yang menginginkan untuk membaca bahan pustaka yang diminati di rumah karena tidak semua pemakai perpustakaan suka atau memiliki waktu untuk membaca di perpustakaan. Selain untuk memfasilitasi pemakai yang membutuhkan bahan pustaka untuk dibaca di rumah, layanan ini juga ditujukan untuk meningkatkan keterpakaian bahan pustaka secara optimal.

Tujuan layanan kegiatan sirkulasi adalah:

a.Agar pemakai dapat memanfaatkan koleksi seoptimal mungkin.

b.Diketahuinya anggota yang meminjam koleksi tertentu dan waktu pengembaliannya. Hal ini memudahkan penelusuran bahan pustaka tersebut bila dibutuhkan oleh pemakai lainnya.

c.Terjaganya keamanan bahan pustaka. Meski sedang dipinjam, tetapi dapat diketahui siapa yang meminjam dan kapan batas waktu pengembalian.

d.Diketahuinya tingkat keterpakaian koleksi yang dimiliki perpustakaan.

Untuk melancarkan kegiatan pada bagian sirkulasi, perlu dibuatkan buku petunjuk sebagai pedoman bagi petugas bagian sirkulasi dan anggota perpustakaan yang hendak meminjam bahan pustaka. Buku petunjuk tersebut hendaknya memuat keterangan-keterangan sbb:

1. Peraturan penggunaan bahan pustaka

2. Jenis-jenis bahan pustaka yang boleh dipinjam.

3. Keterangan mengenai tanda/ kode koleksi.

4. Jangka waktu peminjaman, besaran denda bila terlambat dalam mengembalikan pengembalian dan sanksi.

5. Prosedur peminjaman.

Terdapat berbagai macam sistem sirkulasi yang dapat diterapkan di perpustakaan besar maupun kecil. Banyaknya sistem tersebut menunjukan adanya dinamika dan perkembangan sistem sirkulasi itu sendiri. Dari waktu ke waktu sistem sirkulasi diperbaiki untuk menjawab layanan perpustakaan yang lebih efisien dengan tetap memperhatikan aspek tertib administrasi layanan. Adapun beberapa sistem sirkulasi tersebut antara lain sebagai berikut:

1.Sistem buku/ kartu besar

2.Sistem sulih

3.Sistem formulir tak berkarbon/NCR (No Required Carbon)

4.Sistem BIC (Book Issue card)

5.Sistem ’token charging’

6.Sistem Browne

7.Sistem Islington (variasi Browne)

8.Sistem Newark

9.Sistem kartu tebuk

10.Sistem Terkomputerisasi

INISIASI 3

PELAYANAN BAHAN PUSTAKA

LAYANAN REFERENS

Untuk lebih memantapkan pemahaman Anda atas materi pembelajaran ini maka bacalah rangkuman berikut ini:
1. Layanan referens adalah layanan yang berkaitan dengan bantuan pustakawan secara pro aktif kepada pemakai dalam mencari informasi yang dibutuhkan baik secara langsung maupun tidak langsung.
2. Layanan referens lebih dititikberatkan pada pelayanan individu agar para pemakai perpustakaan mampu mendayagunakan sumber-sumber informasi referens secara mandiri. Tujuan kemandirian ini adalah untuk memperlancar tugas-tugas kepustakawanan, sehingga akan menghemat tenaga dan waktu bagi pustakawan.
2. Beberapa alasan perpustakaan menyelenggarakan layanan referens, yaitu
a. penyediaan fasilitas belajar
b. penyediaan sumber-sumber bacaan untuk belajar
c. penyediaan bantuan staf perpustakaan
d. penyediaan layanan informasi umum.
3. Fungsi layanan referens adalah:
a. Membantu pustakawan dalam mengorganisasikan dan memanfaatkan koleksi referens secara efektif;
b. Meningkatkan peran pustakawan referens sebagai subjek spesialis pada bidang disiplin ilmu tertentu;
c. Meningkatkan kualitas layanan yang dapat berpengaruh pada image perpustakaan dan kualitas pustakawan referens;
d. Memberikan kemudahan dan kenyamanan kepada para pemakai informasi dalam melakukan penelusuran informasi
4. Tujuan pelayanan referens adalah:
a. Membimbing pemakai agar mempunyai kemandirian dalam memanfaatkan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan
b. Membantu menyeleksi dan memilihkan sumber rujukan yang tepat dalam menjawab pertanyaan pada subjek/bidang tertentu
c. Memberi pengarahan kepada pemakai perpustakaan guna memperluas wawasan pemakai mengenai suatu topik/subjek. Hal ini dikarenakan penjelasan maupun suatu masalah yang dibahas dalam suatu sumber diuraikan dalam gaya yang berbeda.
d. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya dan waktu dalam penyelenggaraan layanan perpustakaan yang efektif.
5. Layanan referens dapat dikelompokkan dalam 2 (dua) kategori menurut fungsinya, yaitu:
a. Layanan referens atau informasi (fungsi informasi).
Instruksi formal dan informal mengenai penggunaan perpustakaan dan sumber-sumbernya (fungsi instruksi).


Sumber Informasi Referens


1. Ciri-ciri koleksi referens adalah sebagai berikut:
a. Koleksi referens ditujukan untuk keperluan konsultasi.
Koleksi referens tidak dimaksudkan untuk dibaca seperti buku fiksi atau buku teks karena tidak berkesinmabungan.
b. Koleksi referens seringkali terdiri dari entri yang terpotong-potong, dan tidak sama panjang.
c. Koleksi referens biasanya tidak dipinjamkan karena sering digunakan sebagai bahan konsultasi.

Bentuk-bentuk sumber informasi atau koleksi referens yaitu:
a. Berisi informasi yang dibutuhkan atau jawaban langsung (direct source).
b. Berisi informasi yang mengarahkan pembaca ke sumber lain yang ditunjukkan apabila ingin mendapatkan informasi yang lebih lengkap tentang suatu masalah (indirect source).

. Cara penyajian informasi atau susunan dari koleksi referens, yaitu terdiri dari:
a. Susunan Alfabetis atau berdasarkan urutan abjad;
b. Susunan sistematis atau berdasarkan urutan logis;
c. Susunan kronologis atau berdasarkan urutan waktu/kronologis.
5. Jenis-jenis pertanyaan referens menurut Katz (1982) dapat dibagi ke dalam 4 (empat) tipe, yaitu:
a. Pertanyaan langsung
b. Ready Reference
c. Subjek khusus – penelusuran khusus

Tugas:

1. Sirkulasi sering juga disebut bagian peminjaman bahan pustaka. Jelaskan

2. Kegiatan sirkulasi juga mencakup layanan referens. Jelaskan

3. Kegiatan sirkulasi adalah kegiatan yang berhubungan dengan pemanfaatan koleks perpustakaan oleh pemakai perpustakaan. Jelaskan